Addendum sul Trattamento dei Dati

TERMINI IMPORTANTI

Il presente Addendum sul Trattamento dei Dati di TITLEMAN Inc (“DPA”) disciplina il trattamento da parte di TITLEMAN Inc dei Dati DPA necessari per fornire il Servizio ai sensi dell'Accordo di Piattaforma o di altro accordo tra l'Utente e TITLEMAN Inc relativo all'uso dell'offerta Software-as-a-Service di TITLEMAN Inc (l'“Accordo”).

Il presente DPA fa parte dei Termini sottoscritti con TITLEMAN Inc. In caso di conflitto tra il linguaggio dell'Accordo, gli altri Termini o un Modulo d'Ordine operativo, prevarranno i termini del presente DPA.

L'Utente e TITLEMAN Inc concordano di rispettare i rispettivi obblighi ai sensi della Legge sulla Protezione dei Dati.

Ruoli nel Trattamento dei Dati

Nel rapporto tra l'Utente e TITLEMAN Inc, l'Utente è il Titolare del Trattamento (Data Controller), mentre TITLEMAN Inc è il Responsabile del Trattamento (Data Processor), che tratta i Dati DPA per conto dell'Utente.

Finalità del Trattamento dei Dati

TITLEMAN Inc tratterà i Dati DPA in qualità di Responsabile del Trattamento allo scopo di fornire o mantenere il Servizio e in conformità alle Istruzioni. TITLEMAN Inc riconosce che l'Utente sta comunicando i Dati DPA per tali finalità limitate e specifiche.

Categorie di Dati Personali

Persone identificate nei Dati del Cliente e nei Contenuti. Gli esempi includono gli utenti delle applicazioni di TITLEMAN Inc e i clienti degli utenti.

Durata del Trattamento

Fatti salvi i Termini e la Sezione 14 del presente DPA, i Dati DPA saranno trattati per la durata dellAccordo.

DEFINIZIONI.

Le definizioni contenute nella Sezione 15 (Termini Definiti) si applicano al presente DPA. Tutti i termini tra virgolette nel corpo del presente DPA sono anch'essi termini definiti. I termini con l'iniziale maiuscola non definiti nel presente DPA hanno il significato attribuito loro nell'Accordo.

REQUISITI DEL TRATTAMENTO.

In qualità di Responsabile del Trattamento, TITLEMAN Inc si impegna a:

• trattare i Dati DPA per conto dell'Utente, in conformità alle Istruzioni e solo secondo le modalità necessarie per l'esecuzione del Servizio;
• notificare immediatamente all'Utente per iscritto qualora non fosse in grado di rispettare i requisiti del presente DPA;
• informare immediatamente l'Utente se, a parere di TITLEMAN Inc, un'istruzione ricevuta violi la Legge sulla Protezione dei Dati applicabile; e
• garantire che tutte le persone autorizzate da TITLEMAN Inc al trattamento dei Dati DPA siano soggette a un obbligo di riservatezza.

SUB-RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO.

TITLEMAN Inc si impegna a:

• incaricare le organizzazioni o le persone elencate su titleman.ai/legal/subprocessors (l'“Elenco dei Sub-responsabili”) secondo necessità per l'esecuzione del Servizio. L'Utente acconsente all'uso da parte di TITLEMAN Inc dei Sub-responsabili esistenti e concede a TITLEMAN Inc un'autorizzazione scritta generale ad incaricare Sub-responsabili per l'esecuzione di tutte o parte delle attività di trattamento richieste per fornire il Servizio. Se l'Utente si iscrive per ricevere notifiche via e-mail sull'Elenco dei Sub-responsabili, TITLEMAN Inc informerà l'Utente di eventuali intenzioni di aggiungere nuovi Sub-responsabili almeno 30 giorni prima che la modifica diventi effettiva. L'Utente potrà, entro quindici (15) giorni dal ricevimento della notifica, opporsi motivatamente all'uso di un Sub-responsabile per ragioni connesse alla protezione dei Dati DPA (l'“Obiezione”) seguendo le istruzioni fornite nell'Elenco dei Sub-responsabili o contattando a.galt@titleman.ai (la “Notifica di Obiezione”). In tal caso, TITLEMAN Inc avrà il diritto di risolvere l'Obiezione tramite una delle seguenti opzioni:
  1. TITLEMAN Inc offrirà un'alternativa per fornire il proprio Servizio senza tale Sub-responsabile;
  2. TITLEMAN Inc adotterà le misure correttive richieste dall'Utente nella Notifica di Obiezione e procederà con l'uso del Sub-responsabile;
  3. TITLEMAN Inc potrà cessare di fornire, o l'Utente potrà accettare di non utilizzare, l'aspetto o la funzionalità specifica del Servizio che comporterebbe l'uso di tale Sub-responsabile; o
  4. L'Utente potrà cessare di fornire Dati DPA a TITLEMAN Inc per il trattamento.

  Qualora nessuna delle opzioni sopra indicate sia commercialmente praticabile, a giudizio ragionevole di TITLEMAN Inc, ciascuna parte potrà recedere dal Servizio. Tale diritto di recesso è l'unico ed esclusivo rimedio a disposizione dell'Utente in caso di opposizione a un nuovo Sub-responsabile;

• stipulare accordi contrattuali con ciascun Sub-responsabile che lo obblighino a fornire lo stesso livello di protezione dei dati e sicurezza delle informazioni previsto dal presente DPA. TITLEMAN Inc rimarrà pienamente responsabile nei confronti dell'Utente per l'operato di ciascun Sub-responsabile.

COMUNICAZIONI AL CLIENTE.

TITLEMAN Inc informerà l'Utente, nella misura consentita dalla legge, qualora riceva:

• qualsiasi richiesta legalmente vincolante di divulgazione dei Dati DPA da parte di un'autorità giudiziaria o di polizia. Se a TITLEMAN Inc è legalmente vietato informare l'Utente, TITLEMAN Inc farà quanto possibile per richiedere la revoca del divieto;
• qualsiasi avviso, richiesta o indagine da parte di un'Autorità di Controllo in merito ai Dati DPA; o
• qualsiasi reclamo o richiesta da parte di un Interessato (Data Subject) che eserciti i propri diritti ai sensi della Legge sulla Protezione dei Dati (accesso, rettifica, cancellazione o portabilità). TITLEMAN Inc non risponderà direttamente a tali richieste senza la previa autorizzazione scritta dell'Utente.

VIOLAZIONE DEI DATI PERSONALI.

Qualora TITLEMAN Inc subisca una violazione della sicurezza che comporti la distruzione, la perdita, l'alterazione accidentale o illecita, la divulgazione o l'accesso non autorizzato ai Dati DPA (“Violazione dei Dati Personali”), TITLEMAN Inc informerà l'Utente entro i termini stabiliti sotto la voce “Incident Detection and Response” nellAddendum sulla Sicurezza incorporato nel presente DPA.

ASSISTENZA AL CLIENTE E AUDIT.

Su richiesta scritta, TITLEMAN Inc fornirà all'Utente ragionevole assistenza in merito a:

• gli obblighi dell'Utente di rispondere alle Richieste degli Interessati relative al trattamento dei Dati DPA;
• la preparazione di valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) e la consultazione con le Autorità di Controllo ove necessario; e
• informazioni o audit necessari per confermare che TITLEMAN Inc tratti i Dati Personali in modo coerente con il presente DPA.

Tutti gli audit e le valutazioni saranno eseguiti secondo le modalità stabilite sotto la voce “Diritti di Audit del Cliente” nell'Addendum sulla Sicurezza. Tutti i rapporti forniti sono considerati Informazioni Riservate di TITLEMAN Inc.

TRATTAMENTO OBBLIGATORIO.

Se TITLEMAN Inc è obbligata dalla legge applicabile a trattare i Dati DPA al di fuori delle Istruzioni ricevute, ne informerà l'Utente prima di procedere, a meno che non sia legalmente vietato farlo.

SICUREZZA.

TITLEMAN Inc si impegna a:

• implementare e mantenere un programma scritto di sicurezza delle informazioni con le misure di sicurezza dei dati stabilite nellAddendum sulla Sicurezza;
• adottare misure adeguate per confermare che tutto il personale di TITLEMAN Inc e i soggetti autorizzati rispettino la sicurezza e la riservatezza dei Dati DPA.

OBBLIGHI SPECIFICI PER GLI STATI UNITI.

Nella misura applicabile ai sensi delle Leggi sulla Privacy degli Stati degli USA, TITLEMAN Inc certifica di comprendere e rispettare i propri obblighi per:

• trattare i Dati DPA solo per le finalità stabilite nel presente DPA;
• non “vendere” né “condividere” (come definiti dal CCPA) i Dati DPA;
• non conservare, utilizzare o divulgare i dati al di fuori del rapporto commerciale diretto tra le parti.
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OBBLIGHI DEL CLIENTE.

L'Utente dichiara e garantisce di possedere tutti i diritti e i consensi necessari per fornire i Dati DPA a TITLEMAN Inc. Utilizzando il Servizio, l'Utente istruisce TITLEMAN Inc a trattare i dati come indicato nella Documentazione.

L'Utente collaborerà ragionevolmente con TITLEMAN Inc per assisterla nell'adempimento degli obblighi previsti dalla Legge sulla Protezione dei Dati.

L'Utente riconosce di essere responsabile di determinate configurazioni di sicurezza e di trasferire i dati a TITLEMAN Inc solo attraverso meccanismi sicuri.

L'Utente non fornirà Dati DPA a TITLEMAN Inc se non tramite i meccanismi concordati. Ad esempio, non deve includere Dati DPA nei ticket di supporto tecnico o via e-mail.

TRASFERIMENTO TRANSFRONTALIERO DI DATI.

L'Utente riconosce che TITLEMAN Inc può trasferire dati personali negli Stati Uniti per fornire il Servizio. Qualora il trasferimento richieda un meccanismo legale, si applicherà lAddendum sul Trasferimento dei Dati.

NORMATIVE FUTURE.

In caso di nuova legislazione che regoli specificamente l'uso di soluzioni di intelligenza artificiale, le parti concordano di rivedere il presente DPA per garantirne la conformità.

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PERIODO DI CONSERVAZIONE.

Il presente DPA rimarrà in vigore fino alla cessazione del Servizio e finché TITLEMAN Inc non tratterà più dati per conto dell'Utente. Entro 30 giorni dalla cessazione, TITLEMAN Inc restituirà o cancellerà i dati.

Termini Definiti

“Titolare del Trattamento” indica il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei Dati DPA.

“Responsabile del Trattamento” indica il soggetto che tratta i Dati DPA per conto del Titolare.

“Legge sulla Protezione dei Dati” indica le leggi applicabili in materia di privacy e protezione dei dati (es. GDPR o CCPA).

“Interessato” indica la persona fisica identificata o identificabile a cui si riferiscono i Dati DPA.

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“Dati DPA” indica i dati del cliente o i contenuti che costituiscono dati personali.

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