LegalAnexo de procesamiento de datos

Anexo de Procesamiento de Datos

TÉRMINOS IMPORTANTES

El presente Anexo de Procesamiento de Datos de TITLEMAN Inc (el “DPA”) regula el procesamiento por parte de TITLEMAN Inc de los Datos del DPA necesarios para prestar el Servicio en virtud del Acuerdo de Plataforma u otro acuerdo entre Usted y TITLEMAN Inc relativo al uso de la oferta de software como servicio de TITLEMAN Inc (el “Acuerdo”).

Este DPA forma parte de sus Términos con TITLEMAN Inc. En caso de conflicto entre el lenguaje del Acuerdo, los otros Términos o un Formulario de Pedido operativo, prevalecerán los términos de este DPA.

Tanto Usted como TITLEMAN Inc acuerdan cumplir con sus respectivas obligaciones en virtud de la Ley de Protección de Datos.

Funciones del Procesamiento de Datos

Entre Usted y TITLEMAN Inc, Usted es el Responsable del Tratamiento (Data Controller), y TITLEMAN Inc es el Encargado del Tratamiento (Data Processor), que procesa los Datos del DPA en su nombre.

Finalidades del Procesamiento de Datos

TITLEMAN Inc procesará los Datos del DPA como su Encargado del Tratamiento con el fin de proporcionar o mantener el Servicio y de acuerdo con las Instrucciones. TITLEMAN Inc reconoce que Usted está divulgando los Datos del DPA para estos fines limitados y específicos.

Categorías de Datos Personales

Personas identificadas en los Datos del Cliente y el Contenido. Los ejemplos incluyen usuarios de las aplicaciones de TITLEMAN Inc y clientes de los usuarios.

Duración del Procesamiento

Sujeto a los Términos y a la Sección 14 de este DPA, los Datos del DPA se procesarán durante la vigencia del Acuerdo.

DEFINICIONES.

Las definiciones de la Sección 15 (Términos Definidos) se aplican a este DPA. Todos los términos entre comillas en el cuerpo de este DPA son también términos definidos. Los términos en mayúsculas no definidos en este DPA tienen el significado que se les asigna en el Acuerdo.

REQUISITOS DE PROCESAMIENTO.

Como Encargado del Tratamiento, TITLEMAN Inc:

  • procesará los Datos del DPA en su nombre, de acuerdo con las Instrucciones, y solo de la manera necesaria para la prestación del Servicio;
  • le notificará inmediatamente por escrito si no puede cumplir con los requisitos de este DPA;
  • le informará de inmediato si, en opinión de TITLEMAN Inc, una instrucción suya infringe la Ley de Protección de Datos aplicable; y
  • garantizará que todas las personas autorizadas por TITLEMAN Inc para procesar los Datos del DPA estén sujetas a un deber de confidencialidad.

SUBPROCESADORES.

TITLEMAN Inc:

  • contratará a las organizaciones o personas que figuran en titleman.ai/legal/subprocessors (la “Lista de Subprocesadores”) según sea necesario para realizar el Servicio. Usted consiente el uso por parte de TITLEMAN Inc de sus Subprocesadores existentes y otorga a TITLEMAN Inc una autorización general por escrito para contratar Subprocesadores para realizar todas o parte de las actividades de procesamiento requeridas para proporcionar el Servicio. Si Usted se suscribe para recibir notificaciones por correo electrónico en la Lista de Subprocesadores, TITLEMAN Inc le notificará si tiene la intención de agregar uno o más Subprocesadores a la lista al menos 30 días antes de que el cambio entre en vigor. Usted podrá, dentro de los quince (15) días siguientes a la recepción de la notificación del cambio, oponerse razonablemente al uso de un Subprocesador por parte de TITLEMAN Inc por motivos razonables relacionados con la protección de los Datos del DPA (la “Objeción”) siguiendo las instrucciones establecidas en la Lista de Subprocesadores o poniéndose en contacto con a.galt@titleman.ai (la “Notificación de Objeción”). En tal caso, TITLEMAN Inc tendrá el derecho de subsanar la Objeción a través de una de las siguientes opciones:
    1. TITLEMAN Inc ofrecerá una alternativa para prestar su Servicio sin dicho Subprocesador;
    2. TITLEMAN Inc tomará las medidas correctivas solicitadas por Usted en la Notificación de Objeción y procederá a utilizar el Subprocesador;
    3. TITLEMAN Inc podrá dejar de proporcionar, o Usted puede acordar no utilizar, ya sea temporal o permanentemente, el aspecto o función particular del Servicio que implicaría el uso de dicho Subprocesador; o
    4. Usted puede dejar de proporcionar Datos del DPA a TITLEMAN Inc para su procesamiento.

    Si ninguna de las opciones anteriores es comercialmente viable, a juicio razonable de TITLEMAN Inc, y la Objeción no se ha resuelto a satisfacción de las partes dentro de los treinta (30) días posteriores a la recepción de la Notificación de Objeción por parte de TITLEMAN Inc, cualquiera de las partes podrá rescindir cualquier suscripción, formulario de pedido o uso relacionado con el Servicio con causa justificada; en tal caso, se le reembolsarán las tarifas prepagadas pero no utilizadas. Aparte de aceptar dicha subsanación ofrecida por TITLEMAN Inc, dicho derecho de rescisión es su único y exclusivo recurso si se opone a cualquier nuevo Subprocesador;

  • celebrará acuerdos contractuales con cada Subprocesador obligándolos a proporcionar el mismo nivel de protección de datos y seguridad de la información que el previsto en este DPA. TITLEMAN Inc seguirá siendo plenamente responsable ante Usted por el desempeño de cada Subprocesador en la medida en que este no cumpla con sus obligaciones de protección de datos según el acuerdo de procesamiento de datos aplicable con TITLEMAN Inc.

NOTIFICACIÓN AL CLIENTE.

TITLEMAN Inc le informará, en la medida en que legalmente se permita, si TITLEMAN Inc recibe:

  • cualquier solicitud legalmente vinculante de divulgación de Datos del DPA por parte de una autoridad policial. Si TITLEMAN Inc tiene prohibido legalmente notificarle, TITLEMAN Inc hará todo lo posible para solicitar una exención de la prohibición y documentará dicha solicitud. TITLEMAN Inc le notificará una vez que la prohibición expire o haya sido levantada con el fin de proporcionarle tanta información relevante como sea razonablemente posible;
  • cualquier aviso, consulta o investigación por parte de una Autoridad de Control con respecto a los Datos del DPA; o
  • cualquier queja o solicitud de un Interesado (incluidas las “solicitudes verificables del consumidor” según define la CCPA) que ejerza su derecho bajo la Ley de Protección de Datos para (i) acceder a sus Datos del DPA; (ii) rectificar o eliminar sus Datos del DPA; (iii) restringir u oponerse al Tratamiento de sus Datos del DPA; o (iv) la portabilidad de los datos (colectivamente “Solicitud del Interesado”). Aparte de solicitar más información o identificar al Interesado, TITLEMAN Inc no responderá a ninguna Solicitud del Interesado sin su autorización previa por escrito.

BRECHA DE DATOS PERSONALES.

Si TITLEMAN Inc experimenta una brecha de seguridad que provoque la destrucción, pérdida, alteración accidental o ilícita, la divulgación o el acceso no autorizado a los Datos del DPA (“Brecha de Datos Personales”), TITLEMAN Inc le notificará de acuerdo con el plazo establecido bajo el encabezado “Detección y Respuesta a Incidentes” en el Anexo de Seguridad que se incorpora a este DPA. TITLEMAN Inc le proporcionará toda la información sobre la Brecha de Datos Personales que requiera la Ley de Protección de Datos.

ASISTENCIA AL CLIENTE Y AUDITORÍAS.

A su solicitud por escrito, TITLEMAN Inc le brindará asistencia razonable con respecto a:

  • sus obligaciones de responder a las Solicitudes de los Interesados relacionadas con el Tratamiento de los Datos del DPA por parte de TITLEMAN Inc;
  • su preparación de evaluaciones de impacto de protección de datos con respecto al procesamiento de Datos del DPA por parte de TITLEMAN Inc y, cuando sea necesario, la realización de consultas con cualquier Autoridad de Control; y
  • información, evaluaciones o auditorías, en la medida requerida por la Ley de Protección de Datos, necesarias para confirmar que TITLEMAN Inc está procesando Datos Personales de manera consistente con este DPA.

Todas las auditorías y evaluaciones se realizarán de la manera establecida bajo el encabezado “Derechos de Auditoría del Cliente” en el Anexo de Seguridad. Todos los informes y la documentación que se le proporcionen son Información Confidencial de TITLEMAN Inc.

PROCESAMIENTO REQUERIDO.

Si TITLEMAN Inc está obligado por la ley aplicable a procesar Datos del DPA fuera de sus Instrucciones, TITLEMAN Inc le informará de este requisito antes de cualquier procesamiento, a menos que TITLEMAN Inc considere razonablemente que se le prohíbe legalmente informarle de dicho procesamiento.

SEGURIDAD.

TITLEMAN Inc:

  • implementará y mantendrá un programa de seguridad de la información por escrito con las medidas de seguridad de datos establecidas en el Anexo de Seguridad para proteger contra el acceso, pérdida, alteración, divulgación o destrucción no autorizada o accidental de los Datos del DPA;
  • tomará las medidas adecuadas para confirmar que todo el personal de TITLEMAN Inc y las personas o entidades autorizadas para procesar Datos del DPA en nombre de TITLEMAN Inc están protegiendo la seguridad, privacidad y confidencialidad de los Datos del DPA.

OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS DE EE. UU.

En la medida aplicable bajo las Leyes de Privacidad Estatales de EE. UU., TITLEMAN Inc certifica que comprende y cumplirá con sus obligaciones para:

  • procesar los Datos del DPA únicamente para los fines establecidos en este DPA, el Acuerdo o los Términos, a menos que la ley permita lo contrario;
  • no “vender” ni “compartir” (según define la CCPA) los Datos del DPA;
  • no retener, usar o divulgar los Datos del DPA fuera de la relación comercial directa entre TITLEMAN Inc y el Cliente;
  • procesar los Datos del DPA de manera que proporcione no menos del nivel de protección de privacidad requerido por las Leyes de Privacidad Estatales de EE. UU.;
  • no combinar ningún Dato del DPA con Datos Personales que TITLEMAN Inc reciba de o en nombre de un tercero que no sea Usted;
  • no intentar reidentificar ningún dato desidentificado que Usted proporcione a TITLEMAN Inc; y
  • otorgarle el derecho de tomar medidas razonables y apropiadas para garantizar que TITLEMAN Inc utilice los Datos del DPA de manera consistente con la Ley de Protección de Datos.

OBLIGACIONES DEL CLIENTE.

Usted representa, garantiza y se compromete a que tiene y mantendrá durante toda la vigencia todos los derechos, consentimientos y autorizaciones necesarios para proporcionar los Datos del DPA a TITLEMAN Inc. Al utilizar el Servicio, Usted instruye a TITLEMAN Inc a procesar los Datos del DPA como se refleja en la Documentación.

Usted cooperará razonablemente con TITLEMAN Inc para ayudarle a cumplir con cualquiera de sus obligaciones bajo la Ley de Protección de Datos.

Usted reconoce que Usted es responsable de ciertas configuraciones y decisiones de diseño para el Servicio y de implementar dichas configuraciones de manera segura. Usted garantiza que solo transferirá Datos del DPA a TITLEMAN Inc utilizando mecanismos seguros y apropiados.

Usted no proporcionará Datos del DPA a TITLEMAN Inc excepto a través de los mecanismos acordados. Por ejemplo, no debe incluir Datos del DPA en tickets de soporte técnico o por correo electrónico.

TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS.

Usted reconoce que TITLEMAN Inc puede transferir Datos Personales a los Estados Unidos para proporcionar el Servicio. Si la transferencia requiere un Mecanismo de Transferencia de Datos, se aplicará el Anexo de Transferencia de Datos.

REGULACIONES FUTURAS.

En caso de que se implemente nueva legislación que regule específicamente el uso de soluciones de inteligencia artificial, ambas partes acuerdan revisar este DPA para asegurar el cumplimiento.

Si se requieren modificaciones sustanciales para que este DPA sea conforme con las nuevas regulaciones, ambas partes negociarán de buena fe.

Si las nuevas regulaciones hacen que la prestación del servicio sea inviable, cualquiera de las partes podrá iniciar la rescisión mediante aviso por escrito.

La rescisión de este DPA debido a dichas regulaciones no eximirá a ninguna de las partes de las obligaciones pendientes incurridas antes de la rescisión.

Si alguna disposición de este DPA es incompatible con futuras regulaciones, dicha disposición se interpretará de acuerdo con la ley aplicable.

PERIODO DE RETENCIÓN.

Este DPA permanecerá en vigor hasta que (i) el Servicio se rescinda y (ii) TITLEMAN Inc ya no procese Datos del DPA en su nombre. Dentro de los 30 días posteriores a la rescisión, TITLEMAN Inc devolverá o eliminará los Datos del DPA, a menos que la ley exija su retención.

TÉRMINOS DEFINIDOS

“Responsable del Tratamiento” significa la persona o entidad que determina los fines y medios del Tratamiento de los Datos del DPA (por ejemplo, “Business” bajo la CCPA).

“Encargado del Tratamiento” significa la persona o entidad que Procesa los Datos del DPA en nombre del Responsable del Tratamiento (por ejemplo, “Service Provider” bajo la CCPA).

“Ley de Protección de Datos” significa la ley de privacidad y protección de datos aplicable en relación con su uso del Servicio (incluyendo el RGPD y la CCPA).

“Interesado” significa una persona física identificada o identificable a la que se refieren los Datos del DPA.

“Anexo de Transferencia de Datos” significa el anexo ubicado en https://titleman.ai/legal/data-transfer-addendum.

“Mecanismo de Transferencia de Datos” significa un mecanismo que permite la transferencia transfronteriza legal de Datos del DPA (como las Cláusulas Contractuales Tipo de la UE).

“Datos del DPA” significa los Datos del Cliente o su Contenido que constituyen Datos Personales.

“EEE” significa el Espacio Económico Europeo.

“CCT del EEE” significa el Módulo 2 (de Responsable a Encargado) de las cláusulas contractuales tipo establecidas en la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914 de la Comisión Europea.

“Instrucciones” significa cualquier comunicación documentada, acuerdo o la Documentación.

“Datos Personales” significa cualquier información relativa a una persona física identificable protegida por la Ley de Protección de Datos.

“Acuerdo de Plataforma” significa el acuerdo ubicado en titleman.ai/legal.

“Tratamiento” significa cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre los Datos del DPA.

“Anexo de Seguridad” significa el anexo ubicado en https://titleman.ai/legal/security-addendum.

“Subprocesador” significa una entidad contratada por TITLEMAN Inc para Procesar Datos del DPA en su nombre.

“Autoridad de Control” significa una autoridad pública independiente establecida por un estado miembro o que tenga jurisdicción de supervisión sobre Usted.

“Anexo de Transferencia Internacional de Datos del Reino Unido” significa el anexo a las CCT del EEE emitido por la ICO del Reino Unido.

“Usted” significa la organización que contrata el uso del Servicio.

“Ley de Privacidad Estatal de EE. UU.” significa todas las leyes estatales relativas a la protección de Datos Personales en los EE. UU. (como CCPA, VCDPA, CPA).